I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:
- Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti) - Documento informatico
- Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative - Flussi documentali e protocollo
- Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita - Dematerializzazione
- Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie - Conservazione
AgID ha definito il modello di riferimento, l’architettura funzionale e i requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del nuovo Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi della pubblica amministrazione e della rete dei poli conservativi (SGPA).Questo permetterà a tutte le pubbliche di amministrazioni di adottare un unico modello di riferimento per i loro investimenti sulla dematerializzazione dei procedimenti, così da contribuire alla realizzazione di un sistema cooperativo che renda interoperabili i flussi documentali tra tutte le amministrazioni e riconduca ad unitarietà la gestione dei dati, degli eventi e dei documenti informatici non strutturati.Il SGPA è stato predisposto con il contributo delle amministrazioni centrali, territoriali e locali.
