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Dematerializzazione: cosa cambia per la PA con lo spostamento della scadenza del 12 agosto

In ultima istanza infatti, con l’entrata in vigore del nuovo regolamento eIDAS e come richiesto espressamente dal parere n. 17 del Consiglio di Stato[1], le regole tecniche sul documento informatico dovranno essere aggiornate ed adeguate a quanto previsto dall’Unione Europea, così come già fatto nella seduta 125 del 10 agosto dal Consiglio dei Ministri per quanto riguarda il CAD.

Il testo del DPCM 13 novembre, oltre alla scadenza (art. 40, comma 1 “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71”), conteneva le caratteristiche fondamentali per considerare legale il documento informatico redatto dalle PA (o da consegnare alle PA). Inoltre non va dimenticato che l’obbligo di dematerializzare la documentazione gestita è già presente nel CAD dal 2005.

Il percorso normativo ora impone di attendere la pubblicazione del D.Lgs. di modifica, l’emanazione del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale e l’ufficializzazione della prossima scadenza (ad oggi sono solo indiscrezioni non confermate quelle che fissano tale scadenza per dicembre 2016).

Possiamo però ragionare su quelle che sono certezze normative in merito a questa tematica per capire quali sono gli adempimenti a cui la PA dovrà dare seguito. Le modifiche al CAD sono innanzitutto relative ad un cambiamento delle modalità di comunicazione e di rapporto tra cittadini e PA. In particolare, da oggi occorre adeguare i propri sistemi di gestione documentale al fine di garantire le seguenti necessità:

L’avvio dell’identità digitale (SPID) e del domicilio digitale per il cittadino rendono obbligatori gli adempimenti relativi ai procedimenti ad istanza di parte informatizzati. La PA deve dunque progettare e realizzare canali di comunicazione e di presentazione di istanze che siano improntati su tali strumenti;
La documentazione informatica ad oggi obbligatoria (contratti, fatture elettroniche, documenti risultati da procedimenti informatizzati ecc..) deve essere gestita e conservata secondo le specifiche di altri due DPCM (del 3/12/2013) la cui efficacia non è invece stata sospesa.
Il dlgs 97/2016 (in modifica al 33/2013) pone le nuove basi dell’accesso civico per il cittadino. La PA deve ripensare le modalità attraverso cui garantire l’accesso ai cittadini proprio tramite modalità telematiche (Art. 6 Modifiche all’articolo 5 del decreto legislativo n. 33 del 2013 – del nuovo decreto attuativo della legge 125/2015 – L’istanza può essere trasmessa per via telematica secondo le modalità previste dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive modificazioni – codice dell’amministrazione digitale, ndr –. Il rilascio di dati o documenti in formato elettronico o cartaceo è subordinato soltanto al rimborso del costo sostenuto dall’amministrazione).
L’accesso civico deve essere pensato e strutturato garantendo la tutela della privacy come richiesto dal nuovo regolamento europeo. Dovranno dunque essere applicate tutte le misure di sicurezza necessarie al fine di trattare i dati nel modo corretto.
Ricordiamo inoltre che non è in questione la dematerializzazione totale ed anzi essa rimane un obbligo per la PA che dovrà garantire, per tutta la documentazione originale prodotta, l’utilizzo del solo supporto informatico.