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Nuova figura in Comune: "il Responsabile della gestione documentale"

Come suggerito anche dall'articolo del Sole 24 Ore di questa mattina (art. Fatture, archivi digitali tracciati) ...

L'altra novità è quella relativa ai nuovi oggetti del sistema di conservazione individuati all'articolo 4 nei pacchetti di versamento, inviati dal produttore – figura che nelle pubbliche amministrazioni dovrà identificarsi nel responsabile della gestione documentale – al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito in un accordo di versamento, di archiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell'allegato IV del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione) e di distribuzione (inviati dal sistema di conservazione all'utente in risposta a una sua richiesta, o in caso di esibizione all'Autorità richiedente).

... ricordiamo come questa figura sia ben definita dall'art. 4 allegato D del D.M. 3 Aprile 2013 n. 55 il quale riporta quanto segue:

4. LINEE GUIDA RIFERITE ALL'ORGANIZZAZIONE

Nelle strutture complesse, ossia articolate su piu' livelli e su un numero elevato di uffici, la complessita' dei flussi procedurali che sottendono 'acquisizione di beni e servizi e la registrazione delle fatture e' piu' elevata. Le modalita' di gestione della fatturazione elettronica saranno diverse per le PA con una gestione accentrata rispetto a quelle con una gestione periferica, garantendo, in ogni caso, opportune forme di coordinamento.

Predisposizione di una struttura organizzativa di progetto

L'implementazione della fattura elettronica va inquadrata come un progetto per il quale e' necessario prevedere un'organizzazione interna con una chiara assegnazione dei ruoli, un'opportuna divisione dei compiti e una struttura di governo che garantisca la massima efficienza ed il raggiungimento degli obiettivi.
Sebbene tale impostazione sia applicabile a tutte le PA, la complessita' dei modelli decentrati rende ancor piu' indispensabile il ricorso a tale struttura.

Nell'ambito della struttura organizzativa di progetto e' opportuno prevedere vari responsabili che avranno il compito di individuare gli interventi organizzativi, gli interventi informatici, di definire e concordare tempi e modalita' per il passaggio alla gestione elettronica delle fatture, di rappresentare l'interfaccia con il gestore del Sistema di Interscambio.
E' da evidenziare che una PA che attua diffusamente il decentramento nell'ambito dei processi di acquisizione di beni e servizi, presentera' una molteplicita' di problematiche che, presumibilmente, richiedera' l'istituzione di figure di riferimento a presidio delle singole unita' coinvolte nei processi attivi di acquisizione di beni e servizi.

Al contrario, per l'amministrazione che si caratterizza per un sostanziale accentramento delle procedure amministrative ed in particolare dei processi di approvvigionamento, il progetto di implementazione potra' essere presidiato in maniera efficace con i soli ruoli previsti al livello centrale.

Adeguamento delle procedure organizzative

Gli interventi sulle procedure organizzative costituiscono uno degli aspetti che, potenzialmente, sono maggiormente interessati dal processo d'implementazione della fattura elettronica. In quest'ottica le amministrazioni, a prescindere dalla struttura organizzativa, dovrebbero comunque:

costituire un gruppo di lavoro per la realizzazione del progetto con il coinvolgimento di tutti i soggetti interessati;
definire o modificare le procedure per le modalita' di ricezione delle fatture;
verificare il processo di memorizzazione, archiviazione, e conservazione adottato, realizzato in coerenza a quanto disposto dal CAD ( dl n.82 del 2005 e dal testo Unico legge DPR 445 del 2000)".

In quest'ambito, dovranno essere effettuate le seguenti attivita':

verifica dei soggetti coinvolti nel processo
sensibilizzazione degli attori coinvolti sulle prescrizioni previste dalla normativa, in particolare sui termini di conservazione elettronica delle fatture, dei libri contabili e delle scritture
verifica degli strumenti utilizzati
verifica del formato di conservazione (formato di testo o di immagine)
verifica della procedura e modalita' di apposizione della firma digitale
verifica della marca temporale dei documenti informatici ricevuti
- individuare il responsabile della conservazione
- predisporre un manuale della conservazione che definisca il funzionamento del sistema, le regole di sicurezza, la gestione di tutte le anomalie. Il manuale deve nel tempo dare evidenza di tutte le situazioni che incidono sulla corretta tenuta e conservazione di documenti e registri;
evidenziare i cambiamenti prodotti dall'utilizzo della fattura elettronica per far emergere la necessita' di adeguare compiti e carichi di lavoro tra le risorse coinvolte nel processo di fatturazione (si pensi, ad esempio, ai possibili cambiamenti che riguardano la risorsa che si occupa fisicamente di ricevere, protocollare e smistare le fatture cartacee);
coinvolgere nelle diverse fasi coloro che poi saranno interessati dal cambiamento;
pianificare i percorsi formativi per le risorse coinvolte nel processo di fatturazione;
verificare il processo di esibizione in caso di accessi, ispezioni e verifiche da parte delle autorita' preposte, ed in particolare:
- verificare che sia correttamente assicurato l'accesso automatizzato all'archivio informatico;
- verificare che i documenti conservati ed i certificati qualificati siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.