La gestione dei flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
L'11 ottobre scade il termine ultimo entro il quale le Pubbliche Amministrazioni devono adeguare i loro sistemi di gestione documentale alle Regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013
"Regole tecniche per il protocollo informatico"
Le principale innovazioni introdotte dalla norma sono:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
- generazione dell’impronta per ogni documento informatico
Per ulteriori dettagli si faccia riferimento al seguente quadro sinottico.
L’AgID, con il “Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa” costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale per la gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico.
L’Agenzia definisce inoltre attraverso le regole tecniche le modalità operative per eseguire le operazioni di registrazione di protocollo.
Le indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:
- Glossario/Definizioni
- Formati
- Standard e Specifiche tecniche
- Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
- Metadati
Il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la trasparenza amministrativa fornisce assistenza, consulenza e supporto per favorire la digitalizzazione dei flussi documentali all’interno di una stessa amministrazione e tra amministrazioni diverse.
Tra l'altro offre alle amministrazioni un servizio di audit sulla revisione dei manuali di gestione dei flussi documentali.
